مدیریت زمان شخصی برای مدیران گرفتار

[ganjineh]

تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادی دارد .بسیاری از مردم (مدیران )تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعداد پذیرفته شده ،شامل تمامی رخدادهانمی شود. مفهوم ساده ای از همراهی انظباط روزانه و ایده ارتباطی از برنامهی فعالیت وجود دارد ولی از طرفی ،اینها یک ابزار برای نظم و انظباطسیستماتیک برای تآثیر گزاری شما روی حوادث است ، مهارتهای مربوط به مدیریتمانند برنامه ریزی پرو‍‍ژه ها همچنان موثر و کارآمد هستند.

اینمقاله به توضیح اصول زمان شخصی مدیریت که چگونه یک مدیر می تواند، کنترلمنابع اصلی و پایه ای را بدست بگیرد می پردازد. لغات EFF سه کلمهEFFعبارتند از :
▪ موثر؛ کارامد داشتن تعریف یا تاثیرمطلوب
▪ لایق؛ یا کیفیت تولید با حداقل تلفات (هدررفتگی) و حداقل تلاش.
▪سعی و تلاش تنظیم زمان شخصی مدیریت؛درباره به کار بردن لغات EFF است.بااین وجود که عملی ساختن آنها بدون سعی و تلاش امکان پذیر نیست. زمان شخصیمدیریت چیست؟ زمان شخصی مدیریت درباره کنترل استفاده از منابع با ارزش است. دو سوال را بررسی می کنیم:
۱) اگر شما پولهای شرکت را با محافظه کاری زمانی صرف کنید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟
۲)آخرین باری که تخصیص و تقسیم بندی زمان را در برنامه خود بررسی وتجدیدنظرکردید؛چه موقعی بود؟ نبودن زمان تخصیص مدیریت، توصیفی است؛ برای آخریندقیقه ای که شما با عجله جهت رسیدن به موعد مقرر یا جلسه ای که دو باره آنرا رزرو کرده اید صرف می کنید.
تفکیک محیط منجر به افزایش استرس و کاهشموفقیت در عملکرد می شود،درنتیجه باید متوقف شود.مدیریت ضعیف و نامرغوباغلب نشانه نقص یا معضلی از اعتماد به نفس است. تکنیک هایی را که استفادهمی کنید برای کار در پرو‍ژه های کوچک وظرفیت کاری خود به سادگی قابلاستفاده در پرو‍ژه های بزرگ هستند.
اما تاثیری که با اهمیت بود درپرو‍ژه های کوچک،قابل تعمیم به پروژه های بزرگ نمی باشد.شما نمی توانیدموتور سیکلت را مانند دوچرخه برانید،یا یک فروشگاه زنجیره ای را مانندبازار مدیریت کنید. تقاضا ها ،مشکلات و کم توجهی نسبت به افزایش تاثیر،مسئولیت رشد را برای شما گسترش می دهند .
شما باید تکنیکهای مناسب یابهتر و مفید را بوسیله کسانی که این کاررا انجام می دهند بیاموزید. تمرینناقص و ناکافی ،ممکن است دلیلی برای تنظیم زمان مدیریت باشد که به ندرتتحت تاثیر سنجش، ارزیابی وعملکرد مجدد قرار می گیرد.پیش بینی شما، چهمقدار نقطه ضعف (شکست )داشت ،چگونه و به چه جنبه هایی از کاری که شماانجام داده اید بستگی داشت؟
تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادیدارد .بسیاری از مردم (مدیران ) تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعدادپذیرفته شده ،شامل تمامی رخدادها نمی شود. مفهوم ساده ای از همراهی انظباطروزانه و ایده ارتباطی از برنامه ی فعالیت وجود دارد ولی از طرفی ،اینهایک ابزار برای نظم و انظباط سیستماتیک برای تآثیر گزاری شما روی حوادث است، مهارتهای مربوط به مدیریت مانند برنامه ریزی پرو‍‍ژه ها همچنان موثر وکارآمد هستند.
تنظیم زمان شخصی مدیریت مجموعه ای از ابزار هستند که به شما اجازه میدهند:
▪ تفریط را حذف کنید.
▪ برای جلسات حاضر شوید .
▪ حجم بالای کا ر را نپذیرید .
▪ بر پیشرفت پروژه ها نظارت کنید .
▪ تشخیص زمان را برای کارهای مهم انجام دهید.
▪ از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل کنید و آنها را نادیده نگیرید .
▪ یک روز موثر را طراحی و برنا مه ریزی کنید.
▪ یک هفته کار امد را برنامه ریزی کنید .
▪ و کارهارا به سادگی وبا کمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید.
ازانجایی که زمان شخصی مدیریت یک فرایند مدیریتی، مانند سایر فرایند هاستباید بر نامه ریزی ، طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسیدگیوبررسی قرار گیرد.
▪ در پیروی از این بخش ما باید روشهای اصلی و وظیفههایتان را از زمان شخصی مدیریت ، امتحان کنیم. از آنجایی که درک درست وصحیح بستگی به تجربه بالا دارد؛ شما تعیین خوا هیدکرد که چه مقدار زمانبرای یک قسمت با توجه به جنبه های کاری خودتان نیاز دارید.
حالا اگروقتی برای این کار ندارید از خودتان بپرسید؛ چرا ؟ تمرین رایج ((متداول ))چیزی که این نویسنده ازآن حمایت می کند این است که برخی یقین های آن ایناست که به شما،کنترل بیشتری برای استفاده و بهره مندی از منابع اصلی میدهد(زمان).
قبل از اینکه از آینده شروع کنیم، زمان حال ارزش بررسیدارد. این کار شامل کارهای ساده برای ارائه توجه، به چگونگی صرف زمان شمابرای دوره های طولانی مناسب از زمان است. یک مثال ساده این است که یک جدولتهیه کنید واز آن ۶تا کپی بگیرید وبا خودتان هر جا که می روید، به همراهداشته باشید وهر تغییری در برنامه تان را در آن ثبت کنید.
بعد از یکهفته زمانی، جدول را مرور و بررسی کنید و اگر مناسب بود ادامه دهید.جلوگیری از هدر رفتن در اینجا ما به ایجاد طبقه جدیدی از کارها برایافزایش اثر بخشی توجه نداریم، اما به سادگی این روش کارساز است. شرکت IEEبا این روش به مهندسان خود ، حدود۲۷۰۰۰ پوند در سال می پردازد (حدود۵۰/۱۲پوند در هر ساعت). به عبارت آنها هر یک پوند در هر دقیقه.
برای هر ۵دقیقه کار چه مقداری به شما پرداخت می شود؟ اولین قدم برای ارزشیابیانتقادی چگونگی صرف زمان شما و سوال کردن درباره تعدادی از عادتهای شما دربرنامه زمانی شما است زمانی که ممکن بود بهترین استفاده را داشته باشد.منا بع هدر رفتنی متفاوت هستند، متداول ترین آنها جامعه است، مکالماتتلفنی،مکالمات حول ماشین قهوه(حرفهای چرت و پرت که زمان را از بین میبرند) البته احمقانه خواهد بود که همه کارهای مرتبط با این فعالیتها حذفشود زیراهمه نیاز به تفریح داریم. برنامه زمانی شما نشان خواهد داد که آیااین یک وسیله است، وشما ممکن است تمایل داشته باشید که کارهایی را در اینمورد قبل از اینکه رییس شما کاری انجام بدهدرا انجام بدهید.
در برنامهزمانی شما، هر فعالیت چقدر ارزش زمانی دارد و مقایسه کنید که چه مقدارزمان واقعی صرف آن می کنید ؟ بعد از ظهر را صرف پاک سازی و جدا سازی نامههای داخلی می کنید ، یک ساعت را جهت گفتگو با همکارتان هدر می دهید ، یکدقیقه را صرف مرتب کردن نامه ها می کنید .این نوع از فعالیت به طور طبیعیکنترل و اداره کردن زمان شما را پایین خواهد آورد ، چون که شما هیچ زمانیرا برای کارهای جزئی و کم اهمیت تخصیص نداده بودید.
مخصوصا" اگر شماکاری را برای انجام دادن داشته باشید ، قبلا" تصمیم بگیرید که چقدر از وقتشما را خواهد گرفت و برای موعد مقرر کار کنید –سپس به سوی کار بعدی حرکتکنید.
یکی از منابع رایج اتلاف وقت به تاخیر انداختن کار است کهنامطلوب است ، به جهت پیدا کردن تحریف و نادرستی که کمتر مهم جلوه مینماید. برنامه زمانی خود را برای مطمئن شدن از اینکه شما هیچ کاری را بهتاخیر نینداخته اید چک کنید چون تاخیر ها کساد آور و مسئله ساز هستند.زماناغلب بین تعویض فعالیتها از بین میرود.به همین سبب این برای گروههای کاریمشابه هم که به صورت اجتناب پذیر با تاخیر کاررا شروع می کنند مفید خواهدبود.
برنامه زمانی شما ، نشان خواهد داد که شما کجا می توانید ذخیره هارا به کار ببرید. شما ممکن است بعد از وارد شدن به یک کار روزانه ، باعوامل ثابت ولی به طور منظم در حال تغییر سروکار داشته باشید . انجام دادنکارهای دیگران تاثیر و برخورد مهم کار شما می تواند تمایلی برای کمک بهدیگران توسط کار دیگران باشد .حالا در این فضای آزاد و هماهنگ محیط کار ،مطلوبیتی که شما باید مشتاق باشید برای کمک به بیرون راندن آن ،آشکار وبدیهی به نظر می رسد ، اما برنامه زمانی کار خودرا چک کنید و تصمیم بگیریدکه چه مقدار زمان صرف کارهای دیگران می کنید .
برای نمونه اگر شما یکروز صبح را صرف چک کردن گرامر و دستور املائی در ارتباط با مواد آموزشی هرپروژه کنید ، شما آن وقت را هدر داده اید. عموما" شما باید نمونه خوانیانجام بدهید که آنها این کار را بهتر از شما انجام می دهند،شما بایدتکنیکهای سطحی را حذف کنید .مسئله بعدی ،مدیر شما است .بررسی کنید که چهدوره هائی در برنامه شما مفید بوده ؟
کارهائی که مدیر شما هم تکرارکرده یا آنها را چشم پوشی کرده یا دوباره آن کارها را انجام داده است ؟اگر یک کار به صورت ناقص و بد تعریف شده باشد در باره روشنی و وضوح آنکاوش کنید.اگر مدیر بودن سخت است ،سعی کنید ویژگی های کوچکی از آن را برایهر کار قبل از شروع آن و موافق بودن در مورد آن بنویسید.در حالی که شمانمی توانید با ظرافت و کاردانی قرارداد را برای مدیرتان اجرا کنید آیا اومی تواند تغییر ذهنی داشته باشد .
آن در آخر سر موجب خواهد شد که اوموضوع را قبل از آنکه شما زمان خودتان را مفید هدر دهید به زودی بررسیکند. انتصابات خارجی گام بعدی برای تنظیم زمان شخصی مدیریت، شروع کردنکنترل زمان شماست . اولین مسئله انتصاب و جایگزینی است.
شروع با یکانتصاب ساده ی برنامه روزانه است .شما باید لیست کاملی از انتصاب هایمعلوم را برای آینده داشته باشید ، تعدادی از واحد های منظم کاری خود را-آنها را که هم اکنون،انتصابات شما را شکل می دهند ممکن است شما زمانناهار داشته باشید که می توانست زمان بهتر و مفیدی در یک کنفرانس باشد گامبعدی افزودن لیست یادداشت روزانه ی کارهاست، فعالیت های شخصی جهت استفادهاز زمان موجود و دردسترس به شما کمک خواهد کرد .
بررسی کنید! چه فعالیتمهمی به یادداشت روزانه شما اضافه شده است ؟ نه (اگر پاسخ منفی باشد)خواندن را برای لحظه ای متو قف کنید و واقعا"بررسی و رسیدگی کنید . تنهانوع مهمی از فعالیت که در زمان شما صرفه جویی خواهد کرد اختصاص دادن زمانیبرای صرفه جویی وقت است که زمان های کوتاه چندین روز را ذخیره و صرفه جوییخوا هد کرد . و مهمتر از همه فعالیتها، این است که همیشه وقتی برای تنظیمزمان مدیریت اختصاص دهید .
حتی اگر شده ۵ دقیقه ودر هر روز برای باقیماندن هر قرار در یاداشت روزانه بررسی کنید که چه کارهایی از فعالیت شمااعتماد واطمینان را از شما می گیرد (و به عبا رتی از انجام دادن آنهامطمئن نیستید) تا هیچ زمانی را از دست ندهید . طرحی را در دست تهیه داشتهباشید تا از کار زیاد اجتناب کنید.
بدین صورت اگر شما جلسه ای داشته باشید ، زمانی را برای خواندن آن گزارشها اختصاص بدهید تا از به تعویقافتادن جلسه اجتناب کنید و شانس تصمیم گیری درست را در همان بار اولافزایش دهید . بررسی کنید که چه کارهایی از قبل نیاز به انجام شدن دارد وچه کارهایی باید در ادامه وبعد از آن انجام شوند حتی اگر قبل از رخ دادن ،نامشخص باشد شما باید باز هم زمانی را برای تجدید نظر وبررسی دوباره محصولو طرح نتیجه عمل اختصاص دهید .
در برنامه زمانی شما زمان ضروری برایانجام دادن کارها وجود ندارد (زمان ضروری در برنامه منظور نمی شود )برنامه پروژه ها ایده اصلی این است که موعد شخصی مدیریت شما بایدبه طوردقیق کسب شود ، مثل تکنیک هایی که در پروژه های بلند مدت می خواهیداستفاده کنید.
▪ چک کردن و بررسی ویژه ها – آیا شما مطمئنا" با آن چیزی که تحویل داده خواهد شد موافق هستید.
▪ شکستن وتفکیک کارها به بخش ها وقسمت های کوچک، به طوریکه نیازهای زمانی هر یک را بتوانید برآورده کنید و بر پیشرفت آن نظارت کنید .
▪برنامه تجدید نظر وبررسی پیشرفت شما ، بطوریکه شما به راحتی به مشکلاتبتوانید جواب بدهید (از عهده مشکلات برآیید) مانند اغلب ایده هایمدیریت،این یک مفهوم رایج و متداول است. اگر یک پروژه ساده برنامه ریزیوتنظیم زمان مدیریت نشان دهد که کار نمی تواند انجام بگیرد،پس آن انجامنخواهد شد اما با شناخت ، شروع کردن، شانس شما را افزایش خواهد داد کهچیزهایی را بتوانید در مورد آن انجام دهید در یک قرار غیر ممکن انفعالات وتاثیرات، به تنهایی شما را موفق نمی کنند اما به وسیله دیگران می توانید.منظور تولید برنامه ای برای آزادی و رهایی بیشتر در آینده است. شمامیتوانید از این نوع از مسائل به وسیله تمرین کردن برای تنظیم زمان ومدیریت اجتناب کنید شما همیشه درک روشنی از چگونگی صرف زمانتان و زمانی کهان را اختصاص نداده اید خواهید داشت.
اگر یک کار جدید به شما واگذارشود شما می توانید تخمین بزنید که آیا این عملی و شدنی است؟پروژه طراحیشده به شما می گوید که چه مقدار زمان نیاز دارید و تنظیم زمان مدیریت بهشما می گوید که چه مقدار زمان در اختیار دارید.
چهار راه برای سرو کار داشتن با موعدهای غیر ممکن و امکان ناپذیر وجود دارد :
▪ گرفتن یک مهلت طولانی (مدت دار )
▪ درخواست منابع بیشتر
▪ گرفتن درخواست مجدد قابل تحویل برای چیزها و کارهای عملی
▪بیان کردن موقعیت به روشنی به طوریکه رئیس شما قضاوت منصفانه ای داشتهباشد . اگر این دیدگاه ساده، غیر واقع بینانه به نظر برسد، جانشین دیگریرا بررسی کنید . اگر شما یک فرمی را دارید که غیر قابل حصول می باشد وشماآن را می پذیرید ،پس حاصل اطمینان شما از شکست است .البته پنجمین گزینهوجود دارد ، حرکت شرکت به وسیله برنامه واقع بینانه .
تاکتیک دفاعیدیگری که وجود دارد، پس ندادن اطلاعات پایه ای و اساسی از زمان پاسخگوییشما و زمان واقعی است. این کار به سرعت به صورت منبع باارزش اطلاعات ،صحتو درستی برنامه شما را گسترش خواهد داد. هیچ دلیلی وجود ندارد چرا که شماباید به تنهایی به موعدهای نا فرجام خارجی پاسخگو باشید .
گرفتن یک سطحبالاتر ، همان بررسی کما بیشی است که احتمال دارد برای تولید هر سطحی ازتوسعه آن به کار بسته شود به طوریکه زمان کار مجدد را هشدار و کاهش می دهد. بدین صورت به وسیله اختصاص دادن زمان برای بررسی با کیفییت،شما زمان رابرای کارهای مجدد ذخیره خواهید کرد و این تمام قسمتهای یک پروژه برنامهریزی شده حمایت شده و کنترل شده به وسیله زمان مدیریت شمااست. سرانجامبرای هر فعالیتی باید برآورد کنید مقدار زمانی که ارزش دارد صرف شود ،همان زمان را اختصاص دهید این ارزشیابی انتقاد آمیز ممکن است پیشنهادنگرشهای متفاوتی را به وجود آورد یا متدهایی را ارائه دهندکه زمان برایکارهای مهم مطابقت داشته باشد .
نظارت کردن برای کارکنان همچنین تنظیمبرای مدیریت روی مردم دیگر تاثیر میگذارد ،مخصوصا"بر روی کارکنان شما.طراحی پروژه ها تنها به معنی اختصاص دادن زمان شما نیست ولی کارهای شما راتوزیع می کند ، وباید در همان برنامه ریزی، نظارت و بررسی روشی که برنامهشما وجود دارد انجام شود. هدف های طولانی مدت هدفهای طولانی مدت زیادی کهمدیران خوب باید کسب کنند وجود دارند ، مخصوصا" با تلقی کردن توسعه وگسترشو حمایت از گروههای کار .
هدف های طولانی مدت مشکلات مهمی دارند ولیچنان ضروری و فوق العاده نیستند آنها مهلت معینی ندارند ، آنها دور دستوبعید هستند برای این منظور ،. به طور واضح باید تعادل برقرار شود .بهترین تنظیم زمان مدیریت این است که بین تصمیم های عینی و هدف های نامشخصشخصی خودتان دربرنامه روزانه بتوانید تعادل و توازن را برقرار کنید.
صرفا"یک مدیر احتمال دارد یک ساعت در هفته را برای رسیدن به موضوعات پرسنلتعیین کند. البته اگر کارخانه دچار آتش سوزی شود یا جنگ جهانی سوم اعلاموشروع شود ، مدیر احتمال دارد یک هفته ی مخصوص اختصاص دهد . ولی با پایانیافتن این دوره ها،این زمان ها باید جبران شوند وهمیشه برای رسیدن به هدفبه کار گرفته شوند .
مشابه این زمان باید برای توسعه و آموزش کارکناناختصاص داده شود. زمان واقعی صرف مدیریت میشود . کم وبیش بودن هدف طولانیمدت مسئله جزئی است . اما بدون برنامه سنجیده و حساب شده ، به دست نخواهدآمد . به محض اینکه بخواهید تنظیم زمان مدیریت را به انجام برسانید ، آناستفاده با ارزشی از کنترل گسترده برای خودتان خواهد بود .
در روزهایتعطیلی وساکت و خلوت شما باید برای هدفهای بلند مدت خودتان طرحی بکشید ومسیری برای رسیدن به آن هدفها برنامه ریزی کنید . شما ممکن است هیچ هدفبلندمدتی نداشته باشید ، در این صورت زمان را برای کارهای فرعی و ضروریاختصاص بدهید و بر پیشرفت آنها نظارت کنید. اگر شما برنامه ای برای رفتنبه جایی نداشته باشید ،بعید است که شما به آنجا بروید .




اسماعیل عمران زاده-محمدرضا نوروزی
منبع:
Personal Time Management for busy managers. By Ger